Kebocoran data pengguna jasa menjadi isu penting yang marak diperbincangkan di industri digital hari ini.
Kebocoran informasi yang dapat merugikan seseorang tersebut menjadikan keamanan data pengguna sebagai ladang pertarungan banyak platform digital tak hanya dalam menyodorkan layanan daring terdepan, dan paling relevan hari ini, namun juga yang paling aman dalam menjaga kerahasiaan data klien. Termasuk di industri terjemahan.
Seperti diketahui, agensi terjemahan kerap menangani langsung berkas penting yang mengandung informasi rahasia seputar perusahaan, kelompok maupun pribadi yang menggunakan jasa terjemahan di agensi terkait.
Data rahasia yang tidak sembarangan tersebut tentu harus “dititipkan” dengan mekanisme khusus yang dapat menjamin tidak tersebarnya kerahasiaan informasi klien yang ditangani agensi terjemahan.
Agensi terjemahan Translexi misalnya, menawarkan dua mekanisme perlindungan dasar dalam menjamin kerahasiaan data klien. Mekanisme perlindungan data klien tersebut antara lain:
Antara Translexi dan klien
Jika disyaratkan, ketika awal menjalin kerja sama, Translexi dan klien menandatangani perjanjian kerahasiaan (non-disclosure agreement).
Umumnya draf perjanjian ini disediakan oleh klien guna mengakomodasi definisi dan kebutuhan spesifik klien terkait kerahasiaan data.
Jika perjanjian kerahasiaan tidak disyaratkan, Translexi juga tidak membagikan potongan informasi apapun terkait relasi kerja dengan klien.
Namun jika diperlukan untuk kepentingan permintaan referensi dari calon klien (misalnya untuk memeriksa rekam jejak), Translexi dapat menyebutkan nama-nama klien yang memang tidak terikat dengan perjanjian kerahasiaan, atau jika diperlukan, Translexi akan meminta persetujuan klien terlebih dahulu untuk disebutkan dalam daftar referensi tersebut.
Sebagai informasi, semua berkas yang merupakan bagian dari relasi kerja antara Translexi-klien disimpan, dibagikan, dan digunakan secara internal untuk kepentingan produksi saja.
Adapun berkas yang berisi data sensitif, perlakuan tetap sama, dengan tambahan tuntutan kehati-hatian yang disampaikan kepada semua pihak yang terlibat dalam proses produksi.
Antara Translexi dan vendor
Selain dengan klien, Translexi juga terikat perjanjian kerahasiaan data dengan pihak vendor.
Mekanisme perlindungan data klien ini menuntut vendor hanya menggunakan semua berkas yang dibagikan untuk keperluan produksi saja.
Vendor tidak diperkenankan untuk membagikan potongan informasi dari berkas-berkas tersebut.
Dalam banyak kesempatan, untuk memaksimalkan perlindungan, manajer proyek Translexi tidak menginformasikan nama klien kepada vendor. Bahkan pada sejumlah proyek penerjemahan khusus, setelah proyek dinyatakan selesai, vendor juga diminta untuk menghapus semua berkas terkait proyek tersebut.
Lebih dari itu, jika diharuskan oleh klien, Translexi segera menghapus semua data terkait berkas kerja agar tidak dipergunakan untuk kepentingan selain produksi setelah proyek dinyatakan selesai.
Jika tidak diharuskan, umumnya Translexi masih menyimpan arsip kerja tersebut selama beberapa waktu untuk kepentingan penyediaan layanan purnajual di kemudian hari. Pascarentang waktu tersebut, semua data akan dihapus.
Keamanan data klien di Translexi
Dengan menggunakan dua mekanisme perlindungan data klien di atas, data klien Translexi belum pernah mengalami kebocoran.
Translexi sekali lagi memastikan bahwa seluruh data dan informasi klien hanya digunakan untuk kepentingan produksi atau penyediaan layanan.
Sementara itu, apabila terdapat pelanggaran kerahasiaan data ketika Translexi dan klien terikat perjanjian kerahasiaan, klien dapat menempuh tindakan penanganan sebagaimana tercantum dalam perjanjian.
