Penyelenggaraan Acara Virtual

Kebutuhan

Klien ingin mengadakan webinar yang melibatkan penutur bahasa Inggris & Indonesia. Secara umum, penutur bahasa Inggris tidak dapat berbahasa Indonesia. Sebagian penutur bahasa Indonesia cukup fasih berbahasa Inggris dan sebagian lagi kemampuannya masih terbatas.

Klien tidak punya Zoom atau aplikasi lain yang memiliki fungsi penjurubahasaan.

Solusi

Translexi sudah terbiasa menangani layanan penjurubahasaan virtual dan semua juru bahasa yang menjadi vendor Translexi sudah terlatih untuk memakai alat yang diperlukan. Translexi bahkan beberapa kali mengadakan pelatihan untuk jurubahasa. Jadi, untuk layanan penjurubahasaan, tidak ada masalah yang ditemui dalam penyediaan layanan.

Tantangan muncul karena Translexi juga diminta untuk menjadi penyelenggara. Kami sudah terbiasa dengan Zoom dan fitur penjurubahasaannya, tetapi belum pernah menggunakan alat itu untuk kepentingan pihak luar.

Pertama-tama, kami membentuk tim yang akan bertugas sejak beberapa hari sebelum acara. Sebelum hari H, kami berkoodinasi dengan para juru bahasa untuk memastikan segala kesiapan teknis di sisi mereka, seperti versi Zoom yang digunakan, kondisi koneksi internet, peralatan audio, dll. (Selain aspek teknis, kami juga memastikan setiap bahan referensi terkait acara diberikan oleh klien).

Pada saat acara, setidaknya 2 orang representatif Translexi ikut hadir di ruang Zoom sebagai tim; satu orang bertugas memegang komunikasi & menjawab kebutuhan pihak mana pun yang hadir di ruangan, satu lagi bertanggung jawab atas segala aspek teknis. Tim ini juga siap memberikan berbagai macam bantuan, seperti menampilkan bahan tayang, mendokumentasikan acara, memberikan arahan penggunaan fitur penjurubahasaan,atau bahkan memutar musik pada sesi tertentu.

Setelah sesi dinyatakan selesai dan sebelum menutup ruang Zoom, kami persilakan klien untuk memberikan evaluasi singkat, jika ada. Setelah ruang Zoom ditutup, kami memberikan segala dokumentasi terkait acara yang diminta oleh klien.